Richtige Priorisierung von Aufgaben, Maßnahmen und Projekten

Wer "heute" mit den richtigen Kriterien und Gewichtungen sein Tagesgeschäft und seine Projekte priorisiert, hat "morgen" weniger Sorgen ..

Corona ist lange noch nicht vorbei

Vier Fragen die sich jeder und insb. Führungskräfte jetzt stellen sollten:

  1. Wo sind aktuell unsere Probleme und Engpässe?
  2. Wo hat es durch Corona gehakt und wie können wir das künftig vermeiden?
  3. Was müssen wir jetzt dringend ändern?
  4. Was behalten wir bei, was bauen wir aus und von was verabschieden wir uns?

Um Antworten auf diese Fragen zu finden, genügt es nicht, auf sein Bauchgefühl zu hören oder der operativen Hektik zu folgen, vielmehr sind eindeutige Kriterien zu definieren und „gegeneinander“ zu gewichten. Dabei sind folgende weitere Fragen essentiell:

  1. Was dient kurz-, mittel und langfristig dem Überleben unseres Unternehmens und wie können wir ansetzen?
  2. Was ist extrem kritisch, was kann uns akut Genick brechen und was können wir dagegen tun?

Beispiel Kurzarbeit: Ein Kino geht in Kurzarbeit. Auf einmal fehlen die Mitarbeitenden um Alternativangebote bzw. Hilfsmaßnahmen zu organisieren (z.B. Autokino) oder sich auf die Zeit nach dem Lockdown / Corona vorzubereiten.

Beispiel Liquiditätsengpass: Ein Unternehmen hat akut finanzielle Probleme. Auf einmal fehlen die Mittel, um die Organisation anzupassen, weiter zu digitalisieren, den Vertrieb zu forcieren oder anstehende Investitionen zu tätigen oder sich auf die Zeit nach dem Lockdown / Corona vorzubereiten.

Die falschen Dinge NICHT mehr tun! Corona bietet eine Chance, nämlich genau jetzt sich von den Dingen zu verabschieden, die sich schon länger als fraglich dargestellt haben. Jetzt haben Mitarbeitende und Kunden ein größeres Verständnis für Veränderungen. Wenn Sie diese Chance nicht nutzen, verschwenden Sie Innovationskraft.

Priorisierungskriterien für Aufgaben, Maßnahmen und Projekten

In 5 Schritten zum individuellen Corona-Maßnahmenplan

Anstatt so weiter zu machen wie bisher oder einer operativen Hektik zu folgen, muss eine Priorisierung der wichtigsten Maßnahmen strukturiert und aufeinander aufbauend erfolgen. SCOPAR hat ein Vorgehen in fünf Schritten entwickelt, mit sich die Basis für effektives Handeln während und nach Corona legen lässt:

  1. Analyse der Risiken und Engpässe und damit der Handlungsfelder
  2. Erarbeiten der Priorisierungsdimensionen
  3. Erarbeiten der Priorisierungskriterien inkl. Gewichtung
  4. Bewertung nach Wichtigkeit, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit
  5. Erstellen eines Maßnahmenplans

Hinweis: Jedes Unternehmen hat andere Kriterien und jedes Unternehmen hat andere Gewichtungen der Kriterien. Hier liegt das Geheimnis für Erfolg oder Misserfolg der Priorisierung und damit der Zukunftssicherung.

Die Kunst der richtigen Priorisierung ist es, die Vielzahl möglicher Kriterien zu identifizieren und gegeneinander zu gewichten

Folgende Aspekte müssen Sie umfassend und kritisch hinterfragen:

Spezielle Corona Maßnahmen

Die Pandemie ist u.U. noch lange nicht vorbei, eine zweite Welle droht, Vorbereitungen auf einen erneuten Shutdown und Sicherstellung der Handlungsfähigkeit des Unternehmens sind jetzt zwingend gefordert. Was unternehmen Sie hinsichtlich:

  • Infektionsverhinderung: Two-Group-Principle, Home-Office, Schutzkleidung, Einbahnstraßen, Regelungen (Meetings, Reisen, Zusammenarbeit …)
  • Maßnahmen bei Infektionen: Tests, Quarantäne, Kinderbetreuung, Leiharbeiter, Dezentralisierung (Nutzung Hotels?)
  • Shutdown: Kurzarbeit, Überstunden, Lagerbestände, Belieferung Kunden
  • Technik: Videokonferenzsysteme, Home-Office, elektronische Akten, Ersatzteile, Internet-Security
  • Business Continuity, Infrastrukturabsicherung: Strom, Wasser, Gas, …..
  • Psychische Gesundheit Mitarbeiter (Home-Office, Quarantäne, Belastungen daheim)
  • Identifikation Leistungsträger, finanzielle Maßnahmen MA
  • Positive Branding (Corona Hilfsmaßnahmen)
  • Jetzt/nächster Shutdown/nächster Virus Liquiditätssicherung
  • Online-Shop
Richtige Priorisierung von Aufgaben, Maßnahmen und Projekten
Maßnahmen-Priorisierung mit dem SCOPAR-Krisen-Portfolio

Lernen aus/in der Krise, Leben mit der Krise

  • Gemachten Erfahrungen für den normalen Geschäftsbetrieb nutzen:
    Was war gut? Was soll beibehalten werden? Was muss verbessert werden? Was funktioniert gar nicht?
  • Risikoanalyse durchführen, Shutdownplan erstellen
  • Was ist denn wirklich wichtig? Priorisierung der Geschäftsfelder (Produkte und Standorte) sowie der Bereiche (Produktion vs. Logistik?)

Was kann man jetzt angehen (wozu sonst nie Zeit ist)?

  • Anpassung der Organisation und Strukturen
  • Personalentwicklung (H2B-Strategie)
  • Prozessoptimierung
  • Kulturwandel
  • Fokussierung von Finanzplanung und Reporting
  • Kommunikation (intern & extern)
  • Echtes und geistiges Aufräumen (Regeln, Vorschriften)
  • Aufräumen der IT-Landschaft
  • Datenbereinigungen
  • Innovationen (intern & extern)
  • Recruiting: Kann ich jetzt notwendige/qualifizierte MA rekrutieren, die ich vorher nicht bekommen habe?
  • Mitarbeiterbindung erhöhen: welche MA brauche ich immer und unbedingt? Wer ist wie mit der Krise umgegangen?
  • Resilienzerhöhung für das Unternehmen, Mitarbeiter, Partner, Lieferanten, Kunden …

Lieferketten:

  • 2/3 Tier-Strategie Lieferanten. Welche Kriterien (geographisch. kulturell, ….)
  • Out-, Insourcing, Rightsourcing, Multi-Sourcing
  • Strategische Allianzen / Partnerschaften

Wiederanlauf

  • Was ist jetzt wichtig? Wie sieht ein Zeit- und Stufenplan aus? Auf was müssen wir uns konzentrieren? Wie kommunizieren wir das?
  • Welche Projekte/Maßnahmen stoppen?
  • Welche Projekte/Maßnahmen forcieren?
  • Was lassen wir (jetztfür immer) komplett sein?
  • In welcher Reihenfolge?
  • Was ist neu/anders?

Absatzmärkte

  • Diversifikation Produkte/Geographie
  • Pandemieprodukte: Notfallvorsorge Bund/Gemeinde/Länder
  • Mehr Services für Kunden
  • Kundenbindung, Emotionalisierung der Produkte und des Unternehmens

Warum sollte SCOPAR helfen?

Das Team der SCOPAR GmbH hat die methodische Kompetenz beim Vorgehen der Priorisierung, die Erfahrung aus vielen Priorisierungsprojekten und zusätzlich die erforderliche Neutralität um die Priorisierung „ohne Betriebsscheuklappen“ zu begleiten.

Wenn Sie jetzt die richtigen Dinge angehen wollen, rufen Sie uns an oder mailen Sie uns. Eine gemeinsame Priorisierung ist schnell erledigt und sorgt dafür, dass Sie Ihr Unternehmen in eine sichere und corona-stabile Zukunft steuern.

Wie kann SCOPAR helfen?

Die Kunst der richtigen Priorisierung liegt in der Auswahl der richtigen Kriterien, in der richtigen Gewichtung und in der richtigen Festlegung der Portfoliodimensionen zur Priorisierung der erforderlichen Maßnahmen.

Mit Blick fürs Ganze.